Procedimentos – 1º Dia
Os procedimentos detalhados para cadastrar novo boleto deverão ser realizados pelo departamento financeiro no decorrer do expediente. Os procedimentos detalhados para geração do arquivo de remessa e envio do mesmo através do Internet banking deverão ser realizados pelo departamento financeiro no fim do expediente, gerando e enviando para o banco apenas um arquivo de remessa consolidado.
1. Sistema – Mentalistas
1.1 Boletos
Cadastraremos um novo boleto para o cliente desejado e posteriormente realizaremos a geração do arquivo de remessa. O processo de geração de boleto pode estar integrado com outros módulos do sistema (Financeiro), ficando a critério do usuário definir a forma que será adotada para geração dos boletos.
Observação: Inicialmente os boletos são salvos com status “DIGITADO”, nesta condição o usuário poderá realizar qualquer alteração ou até mesmo o descarte do mesmo sem implicar custos. A cobrança está vinculada a ação de registrar o boleto na API, mesmo que posteriormente o mesmo seja descartado.
1.1.1 Cadastrar novo boleto
Realizar os procedimentos seguintes:
1. Acesse a aba “Boletos”
2. Acesse o menu “Emissão”
3. Preencha as informações da aba “1 – Beneficiário”:
• Caso tenha apenas uma conta configurada para emissão de boletos, o sistema carregará de forma automática as informações;
• Caso tenha mais de uma conta configurada para emissão de boletos, clique no botão “Pesquisar” para selecionar as informações do Beneficiário desejado;
• Clique no botão “Avançar”
• Caso algum preenchimento esteja incorreto, o sistema apresentará ao usuário as inconsistências;
• Caso o preenchimento esteja correto, o sistema apresentará a próxima aba para preenchimento;
4. Preencha as informações da aba “2 – Pagador”:
• O usuário poderá informar manualmente as informações ou poderá clicar no botão “Pesquisar” para selecionar as informações de uma pessoa previamente cadastrada no sistema;
• Caso a operação envolva algum terceiro como avalista, o usuário poderá preencher as informações necessárias;
• Clique no botão “Avançar”;
• Caso algum preenchimento esteja incorreto, o sistema apresentará ao usuário as inconsistências;
• Caso o preenchimento esteja correto, o sistema apresentará a próxima aba para preenchimento;
Observação: Para que o sistema consiga enviar de forma automática os boletos aos clientes, o campo “E-mail” deverá estar preenchido.
5. Preencha as informações da aba “3 – Título”:
• Caso tenha configurações previamente cadastradas, o sistema carregará de forma automática algumas informações (local de pagamento, instruções, mensagens, etc.);
• O usuário poderá verificar algumas orientações de preenchimento para os campos ao posicionar o indicador do mouse sobre os ícones de interrogação;
• Clique no botão “Confirmar”
• Caso algum preenchimento esteja incorreto, o sistema apresentará ao usuário as inconsistências;
• Caso o boleto seja cadastrado com sucesso:
o O sistema apresentará mensagem de confirmação. Clique no botão “Ok”;
o Neste caso, o usuário está apto a registrar o boleto na API.
1.1.2 Registrar boleto(s) na API
Realizar os procedimentos seguintes:
1. Acesse a aba “Boletos”;
2. Acesse o menu “Monitoramento”;
3. Realize ou não uma filtragem dos registros;
4. Selecione os itens desejados com status “DIGITADO”;
5. Clique no botão “API”.
6. O sistema apresentará tela para confirmar operação:
• Uma vez registrado na API, os boletos não poderão ser mais editados. Caso queira realizar alguma modificação, clique no botão “Cancelar”;
• Caso queira confirmar a operação, clique no botão “Ok”.
Observação: A cobrança está vinculada a ação de registrar o boleto na API, mesmo que posteriormente o mesmo seja descartado.
7. O sistema realizará o envio do boleto para a API:
• Caso o boleto NÃO seja enviado com sucesso, o sistema apresentará mensagem de erro, entre em contato com o suporte técnico da Mentalistas para que possamos auxiliá-lo;
• Caso o boleto seja enviado com sucesso, o sistema apresentará mensagem de confirmação. Clique no botão “Ok”.
8. Precisaremos verificar o resultado do processamento do boleto:
• Caso o arquivo NÃO tenha sido registrado/validado na API:
o O sistema apresentará as seguintes informações nas colunas da tabela:
Status: “FALHA NA API”
Motivo: Motivo da rejeição
o Neste caso, precisaremos fazer um novo boleto com as correções necessárias. Se preferir, o usuário poderá descartar este boleto;
• Caso o arquivo tenha sido registrado/validado na API:
o O sistema apresentará as seguintes informações nas colunas da tabela:
Status: “VALIDADO NA API”
Motivo: Informação em branco, vazia;
o Neste caso, o usuário está apto a gerar arquivo de remessa para este boleto.
1.1.3 Gerar arquivo de remessa
Realizar os procedimentos seguintes:
1. Acesse a aba “Boletos”;
2. Acesse o menu “Monitoramento”;
3. Realize ou não uma filtragem dos registros;
4. Selecione os itens desejados com status “VALIDADO NA API”;
5. Clique no botão “Remessa”;
6. O sistema apresentará tela para confirmar operação:
• Caso NÃO queira confirmar a operação, clique no botão “Cancelar”;
• Caso queira confirmar a operação, clique no botão “Ok”.
7. O sistema realizará a geração do arquivo de remessa:
• Caso o arquivo NÃO seja gerado com sucesso, o sistema apresentará mensagem de erro, entre em contato com o suporte técnico da Mentalistas para que possamos auxiliá-lo;
• Caso o arquivo seja gerado com sucesso, o sistema apresentará tela para definir diretório onde será salvo o arquivo.
8. Defina o nome desejado para o arquivo:
• O sistema irá sugerir padrão próprio do nome do arquivo. Entretanto, alguns bancos têm particularidades/restrições ao nome do arquivo enviado através do internet banking;
• No caso do Banco Itaú, o banco impõe uma restrição de nome do arquivo, o nome não pode ter mais de 8 caracteres. Logo, sugerimos como padrão a ser adotado a seguinte nomenclatura:
o Padrão: AAMMDD_N.rem
o Referência: Data de geração do arquivo
o Exemplo:
Data: 25/01/2018
Nome do arquivo: 180125_1.rem
9. Clique no botão “Salvar”;
10. Após salvo o arquivo, o usuário está apto a realizar o envio para o banco através do internet banking.
2. Internet banking
Realizar os procedimentos seguintes:
1. Acesse o internet banking;
2. Acesse o menu “Transmissão de Arquivo”;
3. Selecione a opção “Remessa / Enviar”;
4. Clique no botão “Selecionar arquivo” e escolha o arquivo de remessa gerado pelo sistema Mentalistas;
5. Clique no botão “Enviar”;
6. O sistema realizará o recebimento do arquivo:
• Caso o arquivo NÃO seja recebido com sucesso, o sistema apresentará mensagem de erro, entre em contato com o suporte técnico da Mentalistas para que possamos auxiliá-lo;
• Caso o boleto seja enviado com sucesso, o sistema apresentará mensagem de confirmação.
7. Sugerimos aos clientes a salvar o protocolo de recebimento em arquivo(.pdf) e armazenar em diretório específico.
Procedimentos – 2º Dia
Os procedimentos detalhados abaixo deverão ser realizados pelo departamento financeiro no início do expediente, pois o arquivo de remessa enviado no dia interior foi processado pelo banco na virada do dia. Logo, podemos verificar o resultado do processamento e caso os títulos estejam registrados no banco, podemos realizar o envio dos boletos para os clientes.
O usuário poderá enviar por e-mail os boletos para o seu cliente de forma manual ou solicitar ao suporte técnico da Mentalistas configuração para envio automático dos e-mails assim que importado o arquivo de retorno contendo a confirmação de registro dos boletos pela instituição financeira.
1. Internet banking
Realizar os procedimentos seguintes:
1. Acesse o internet banking;
2. Acesse o menu “Cobrança”;
3. Selecione a opção “Cobrança e Desconto – detalhada (15 dias)”
4. Preencha os dados:
• Data disponíveis para consulta: data do registro dos boletos no banco
• Tipo de movimentação: Entrada
5. Clique no botão “enviar”;
6. O sistema redicionará o usuário para página contendo detalhamento dos títulos registrados, bem como os totalizadores de quantidade e valor:
• Caso os títulos enviados no arquivo de remessa NÃO estejam registrados no banco, entre em contato com o suporte técnico da Mentalistas para que possamos auxiliá-lo.
• Caso os títulos enviados no arquivo de remessa estejam registrados no banco, daremos prosseguimento para a etapa de importar o arquivo de retorno no sistema Mentalistas.
2. Sistema – Mentalistas
2.1 Importar arquivo(s) de retorno
O registro do boleto será processado no sistema Mentalistas ao importarmos o arquivo de retorno contendo a confirmação do registro pela instituição financeira. Logo, precisaremos realizar os procedimentos detalhados no documento Procedimento Operacional – Arquivo de retorno.
2.2 Enviar boleto por e-mail
Realizar os procedimentos seguintes:
1. Acesse a aba “Boletos”;
2. Acesse o menu “Monitoramento”;
3. Realize ou não uma filtragem dos registros;
4. Selecione os itens desejados com status “REGISTRADO NO BANCO”
5. Clique no botão “E-mail”.